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带泥的洋葱(2)
2005年05月25日13:36:45 网易教育 谭一平



  "小于,我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时,我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽,你们有兴趣听吗?"她俩马上凑了过来。

  "事情是这样的。一天,我的美国老板坐车路过一个小菜市场,看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的,上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主,老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了,第一次看到那么新鲜的洋葱,所以感到很亲切。回到办公室以后,他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是,当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候,那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么?原来当行政部门的办事员将洋葱买回来之后,马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了;洋葱交给行政部头后,头又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了;行政部头把洋葱交给秘书后,秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱,但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以,老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。"我明白了孟姐这个故事的真正含义。

  "老板为什么要训秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下,自作主张,自行其是,把老板真正想要的东西给弄丢了。所以,作为一项重要的日常性工作,我们秘书在为上司收集信息材料之前,一定要弄清上司的真正意图。在了解上司的真正意图的基础上,再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解,就宁肯让材料粗一点;如果过于加工,就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢,使上司很难利用这些信息作出决策。秘书为上司收集信息,一定要注意这么几条原则:第一,是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息,一定要先在自己脑子里打几个问号,这事怎么发生的,为什么是这样。第二,是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整,秘书为了完整,便发挥自己的想像力,使材料变得'完整'。其实,上司往往自己能根据这些零碎的信息,基本把握事情的大概,而你的想当然,则有可能误导上司。第三,是保持不偏不倚,不要先入为主。""可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢?"小石还是对孟姐说的故事感兴趣,"不就是一句话的事吗?""你的意思是,老板事事都要向秘书请示和汇报?"玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。

  "上司与秘书之间,的确应该经常进行交流。"孟姐说,"但每个上司都有自己的思维方式和工作习惯,做秘书的不能强求,只能是要求自己尽可能地去适应上司。所以,做好秘书工作的关键是多用心。比方,用心观察上司平时比较关注哪些问题;用心思考上司关心这些问题真正目的。如果真正用心,秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题,公司事务会已经讨论过两次了。如果条件合适,我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。"我感到自己的脸在发烧。

  
 
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